Railbegrotingstool

De opdracht

DHV vroeg ons een voorstel te maken voor een tool die een begrotingen kan maken voor spoorprojecten. Er is besloten om middels de Scrum-methode te werk te gaan. Deze methode wordt steeds vaker gebruikt binnen Insyde. In ons weblog hebben we al eens uitgebreid over deze methode geschreven. In een Scrum wordt nauw samengewerkt tussen ontwerpers, ontwikkelaars en de opdrachtgever. Tijdens de ontwikkeling zelf wordt besloten wat er precies gemaakt gaat worden. Zo wordt het proces niet beperkt door een vooraf vastgesteld ontwerp.

De doelstelling

De railbegrotingstool wordt intern gebruikt door werknemers van DHV. Het idee is dat met zo min mogelijk invoer een zo goed mogelijke schatting wordt gemaakt van de uiteindelijke kosten van een railbouwproject. Hiervoor moet gebruik worden gemaakt van resultaten uit eerdere projecten. Om de onzekerheid over de kosten te verkleinen kan elk onderdeel uit de begroting verder worden gespecificeerd. Bij grote projecten betekent dit dat alleen de grote posten heel specifiek hoeven te worden uitgesplitst, om tot een betrouwbare schatting te komen.

Het ontwerp

Het ontwerp voelt aan als een volwaardige desktop-applicatie. Dit is prettig omdat er op dagelijkse basis met de tool wordt gewerkt. Door het gebruik van zachte tinten toont het geheel rustig en evenwichtig. Bij het ontwerpen is uitgegaan van de huisstijl van DHV, wat een vertrouwd gevoel geeft voor de gebruiker.

Knoppen zijn op strategische locaties geplaatst waardoor nooit lang hoeft te worden gezocht om de gewenste actie uit te voeren. We hebben de nieuwste technieken op gebied van webdesign gebruikt. Dit heeft geresulteerd in een eigentijds ontwerp dat snel en robuust aanvoelt tijdens het gebruik.

De techniek

De railbegrotingstool is in staat om op basis van weinig invoer zeer behoorlijke schattingen te maken van kosten. Dit is mogelijk doordat rekening gehouden wordt met resultaten uit eerdere projecten. De gebruiker vult eerst algemene informatie in over een nieuw project en de tool komt vervolgens met een verwachting van onderdelen die nodig zullen zijn en berekent direct de kosten. Vervolgens kan de gebruiker waar nodig elk onderdeel nalopen en aanpassen, tot op het kleinste niveau. Dit werkt vele malen sneller dan alles direct handmatig invoeren.

Bij vrijwel elke stap in het proces wordt ondersteuning geboden door de tool. Zo worden alle berekeningen automatisch doorgevoerd in de gehele begroting. De tool kan ook samenwerken met externe programma’s als Excel. Berekeningen die bijvoorbeeld vooraf zijn gemaakt in Excel worden moeiteloos overgenomen.

Ook in het geval dat er een schatting wordt gemaakt die minder logisch lijkt kan dit direct worden teruggekoppeld naar de beheerder. Deze kan dan direct actie ondernemen.

Om dit alles mogelijk te maken wordt gebruik gemaakt van moederbestanden. Deze bestanden bevatten systemen met subsystemen. Elk systeem is een verzameling van voorzieningen, materieel en werkzaamheden. Voor elk van deze onderdelen is een standaardprijs bekend en een zekerheidsniveau. Dit zekerheidsniveau geeft aan hoe goed de schatting is van het aantal en de uiteindelijke prijs. Grote onderdelen in een begroting dragen meer bij aan de totale zekerheid.

Het resultaat

De tool is zeer overzichtelijk geworden en is makkelijk in het gebruik. De tool is in staat zeer complexe berekeningen te doen op de achtergrond en dit zorgt voor een juist eenvoudige gebruikservaring.