Flow, Diepe concentratie, Groei en Afleiding

Je bent vandaag extra vroeg op kantoor, omdat je nog een uitdagende klus moet afronden. Je start je computer op, pakt een kop koffie en checkt nog snel even je e-mail. Er is een mail van je baas en nog twee vragen van klanten. Die beantwoord je eerst even. De vraag van je baas parkeer je voor later. Eerst die klus afronden. Ben je net lekker bezig, komt één van je collega’s op kantoor, je wenst hem goedemorgen. Ook je andere collega’s druppelen binnen. Goedemorgen. Oké. Nieuwe kop koffie en dan echt aan de slag. Oh ja. Nog even de status van dat ene project doorspreken met je team. Daar komen nog 2 vragen uit die prioriteit hebben. Die los je eerst op. Daarna terug aan je klus. Je moet je er echt even in vastbijten. Telefoon. Dan is het al weer bijna lunch. De morgen is voorbij gevlogen. Na de lunch ben je net lekker een uur bezig als een van de collega’s je wat komt vragen. Dat neemt een half uur. Als je weer op je plaats zit lees je even de berichten op de interne chatberichten. Uit gewoonte check je je e-mail, en zo is de dag bijna voorbij. Voor je gevoel heb je wel hard gewerkt, maar niet bereikt wat je zou willen bereiken.

Dit is vast in meer of mindere mate herkenbaar voor de meeste mensen die in een moderne kantooromgeving werken. Of je nu projectleider, developer, designer, schrijver of ondernemer bent. Altijd is er een constante vloed van afleiding. Zoals mijn held Jason Fried zegt: “Work doesn't happen at work”.

Kenniswerk vereist volle aandacht

Ons werk bestaat uit kenniswerk. Of het nu het schrijven van een offerte is, het voeren van een salesgesprek voor een groot project of het developen van code. Dit is allemaal werk waarbij de volledig aandacht nodig is. Maar zoals ik net al schetste: in de praktijk kun je eigenlijk nooit onafgebroken en ongestoord aan een taak werken. Onderzoek bevestigt dit beeld. Medewerkers op kantoor worden ongeveer elke 12 minuten gestoord. Elke 12 minuten! Bizar.

Nu kunnen we ons hier natuurlijk bij neerleggen. Soit. Het is wat het is. Maar bij Insyde weigeren we dat. En wij zijn niet de enige. Steeds meer bedrijven ontplooien initiatieven om medewerkers in rust te laten werken. Zo experimenteert Delta Lloyd in België met Stille dinsdag. Ook wij stimuleren om mensen zoveel mogelijk ongestoord te laten werken. Hoe we dat doen, daar komen we op het eind van het blog op terug. Maar eerst: waarom is ongestoord werken zo ontzettend belangrijk? Om die vraag te beantwoorden moeten we ons eerst buigen over de vraag: hoe halen mensen hun persoonlijke top? En daar begint ook mijn persoonlijke fascinatie.

Persoonlijke top halen

Ik geloof er heilig in dat het leuk is om jezelf uit te dagen, te groeien en iets te bereiken waarvan je dacht dat niet mogelijk was. Dat geeft een kick. Om te kunnen groeien heb je een drive nodig om ergens goed in te willen worden. Je moet jezelf willen ontwikkelen. Groeien gaat nooit een in rechte lijn. Het is een hobbelige weg, soms met diepe putten. Hoe halen mensen hun persoonlijke top? En wat houdt ze daarbij tegen? Of het nu gaat om het coachen van roeiers (heb ik lang gedaan), of mijn eigen fietsprestaties of de collega’s bij Insyde. In welke omgeving presteren mensen het beste?

Optimaal presteren in een staat van flow

Dat is een omgeving waarin flow mogelijk is. Flow is de staat waarin je helemaal opgaat in je bezigheid, de tijd vergeet, jezelf verliest in je taak. Tijdens de flow heb je een verhoogde paraatheid, je ervaart een soort ‘high’. Je kunt je beste prestatie leveren en haalt alles uit jezelf. Kortom, het is fijn om flow te ervaren.

Er is een aantal voorwaarden voordat je in flow kunt raken:

  1. Je hebt een duidelijk doel. Je weet wat je moet doen. Wat je taak is.
  2. Je kunt je lang genoeg concentreren op je taak. Je bent doelgericht.
  3. Je vaardigheden zijn in balans met de uitdaging die de taak met zich mee brengt.
  4. Je hebt zelf persoonlijke controle over de situatie of activiteit.
  5. De activiteit zelf is intrinsiek belonend. Je vindt het leuk om de taak zelf uit te voeren.
  6. Niet gestoord worden.
  7. Je niet laten afleiden.

Is de uitdaging te groot, dan ervaar je stress. Het nadeel van stress is dat je vaardigheid daalt. Als je veel stress ervaart, kan het zijn dat je bij de simpelste taken die je eerst wel kon nu opeens fouten maakt. Om dit te doorbreken moet je eerst de stress wegnemen, bijvoorbeeld door de taken resoluut te vereenvoudigen voordat je weer op je oude vaardigheidsniveau komt. Aan het andere uiterste is de kans op verveling groot. Als de taak ruim binnen je vaardigheid valt, kun je het als routinematig ervaren, ben je minder geconcentreerd en niet uitgedaagd en ga je fouten maken. Dat is ook een van de verklaringen waarom bijvoorbeeld een topclub als Feyenoord soms verliest van de minder goede ploegen die onderaan de ranglijst bungelen: ze ervaren de wedstrijd niet als uitdaging, zijn niet geconcentreerd en gaan fouten maken. Dat kan bijvoorbeeld door een extra uitdagende taak mee te geven. Bijvoorbeeld: deze wedstrijd spelen we niet terug op de keeper. Tot zover een gratis stukje sportuitleg.

Beter worden in je vak: diepe concentratie

Net als dat sporters hun spieren trainen, moet je als kenniswerker je hersenen trainen. Het liefste het deel van je hersenen dat nodig is voor jouw specifieke werk. Hiervoor heb je diepe concentratie nodig. Dat is binnen je flow de bovenkant van je mogelijkheden opzoeken. Net buiten je comfortzone treden en iets doen wat je nog net niet kunt. Hiervoor heb je lange ongedeelde geconcentreerde tijd nodig. Als je tijdens deze diepe concentratie dat deel van je hersenen gebruikt dat je wilt trainen maak je Myelin aan, een vet dat het neurale netwerk dat je gebruikt als het ware smeert. Het zorgt ervoor dat het sneller en preciezer kunt werken.

Omdat beter worden daar gebeurt waar je iets nog niet kan ben je uit je comfortzone, dit kan best oncomfortabel zijn. Dan ben je vatbaar voor zaken die het comfort verhogen, zoals afleiding. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk dat je je volledig kunt focussen en ongestoord kunt werken. Het voordeel is dat je twee vliegen in een klap slaat. Je wordt beter in je werk en je levert je beste prestatie van dat moment. Profit. Dit vraagt wel wat van je. Het is niet altijd makkelijk om steeds aan de rand van je kunnen te werken. Hiervoor moet je goed in je vel zitten, goed uitgerust zijn en gemotiveerd om jezelf te ontwikkelen. Bij Insyde vinden we het leuk om de (toekomstige) collega’s hierbij te helpen.

Waarom we niet optimaal presteren en niet sneller groeien

De top 3 van redenen waarom we niet optimaal presteren en we niet sneller beter worden is:

  1. Afleiding,
  2. Afleiding,
  3. En afleiding.

De huidige kantooromgeving is helemaal niet ingericht om je lang te concentreren. Om lange ongedeelde geconcentreerde tijd te stimuleren. Immers: iedereen kan een afspraak in je agenda zetten, door de open kantoortuinen is er veel rumoer en afleiding, e-mails komen binnen wanneer ze willen en interne chatprogramma’s zijn always on. Collega’s en klanten verwachten ook bijna instant een reactie, dat is wat we door de on-demand economie normaal zijn gaan vinden. Overleggen, status meetings, vergaderingen zijn aan de orde van de dag.

Het wordt nog erger: ook internet en mobiele telefoons zijn zo ontworpen dat ze een verslavende uitwerking hebben. De meeste websites (Facebook, Twitter, Tinder) zijn te vergelijken met de fruitautomaat in het casino. Je timeline refreshen en je wordt direct beloond, of niet. Even je e-mail refreshen. Geen nieuwe e-mail. Of wel. Even checken of er nog een Whatsapp- of Signal-berichtje is. Instant satisfaction. En hoe vaker je dit doet, hoe meer je het “instant satisfaction” van je hersenen traint. Hoe vaker je dit deel voedt, hoe gretiger het wordt. Hoe moeilijker het wordt om je te concentreren.

De kosten van afleiding

Iemand uit zijn concentratie halen is een kostbare zaak. Jezelf laten afleiden is overigens net zo kostbaar.

  1. Onderzoek heeft aangetoond dat in het kwartier nadat je gestoord wordt, er 50% meer kans is op het maken van fouten. Dat heeft onder andere te maken met je kortetermijngeheugen. Op het moment dat je gestoord wordt, raak je per direct alles wat je in je kortetermijngeheugen had kwijt.
  2. Als je gestoord wordt, ben je uit je flow en je diepe concentratie. Het duurt even voordat je in flow bent. En nog langer om in diepe concentratie te komen. Tot die tijd presteer je niet optimaal.
  3. Attention residu: onderzoek wijst uit dat als je switcht van taak een deel van je hersenen nog bezig is met je andere taak. Dit zorgt er ook voor dat je je niet maximaal kunt wijden aan de taak waarmee je bezig bent.
  4. Elke taak kent, naast de tijd die nodig is om in flow te komen, opstarttijd. Waar was ik ook alweer mee bezig. Hoever was ik ook weer. Als je langere tijd achter elkaar ongestoord kunt werken aan hetzelfde, heb je die opstart tijd maar één keer.

Tel dus volgende keer tot 3 voordat je die collega stoort, je je e-mail checkt of even op je telefoon kijkt.

De voordelen: meer doen in minder tijd, meer persoonlijke ontwikkeling en overwerk is niet nodig.

Waarom al die moeite nemen om je werk anders te organiseren tegen alle krachten van buiten en binnen die zich niet willen conformeren aan een strak schema? Het levert nogal wat op:

  1. We maken minder fouten en leveren een hogere kwaliteit.
  2. We kunnen meer doen in dezelfde of minder tijd.
  3. Alle collega’s kunnen zich beter ontwikkelen, omdat ze meer tijd doorbrengen in diepe concentratie.
  4. We hoeven niet over te werken. Dat deden we toch al niet, maar de noodzaak wordt ook steeds minder. Dat betekent een betere balans in werk en privé.

Wat doen we bij Insyde tegen afleiding?

Bij Insyde wisten we al dat afleiding ongewenst is. We proberen de stoormomenten te beperken en stimuleren mensen om ongestoord aan hun taak te werken. De eerste stappen hebben we gezet door in 2010 de Scrum-methode te omarmen: twee weken focussen op één project. Niet steeds switchen tussen projecten. Heerlijk. We proberen zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd aan het zelfde project te laten werken. Gestoord worden met een vraag van een collega is dan al iets minder erg. Het gaat over hetzelfde project.

We plannen kleine aanpassingen en changes op de maandag als er niet wordt gescrumd. De meer senior developers plannen we maar 6 of 7 uur in tijdens een sprint zodat er een natuurlijk moment ontstaat om ze te storen met vragen of urgente bugs. Dit doen we bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de dag. Of direct na de lunch, dan ben je toch al uit je concentratie. De rest van de tijd laten we iedereen zoveel mogelijk aan zijn eigen project werken.

Verder heeft iedereen een noise cancelling koptelefoon, zodat je je kunt afsluiten van de achtergrondruis van het kantoor.

Niet alles lukt of werkt. We hebben geëxperimenteerd met een silent hour. Elke dag tussen 10 en 11 en 15 en 16 is het stil en mag je alleen praten in de overleg ruimtes. Dat had een positief effect op de concentratie maar was niet goed vol te houden. Je zult maar net in dat uur een collega nodig hebben om verder te kunnen. Daar zit je dan, een uur te wachten. Dat hebben we weer afgeschaft. 

Volgende stap: verbeteringen

Na die eerste stappen zijn we nu aan het kijken wat de volgende verbeteringen zijn. Want wat te doen met overleggen, klantafspraken en stand-ups? Hoe gaan we op ons werk om met e-mail, interne chats of telefoongebruik? De komende maand gaan we een aantal experimenten uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een stand-up na de lunch, mails alleen nog maar beantwoorden tussen 13.30 en 14.40 of salesgesprekken alleen nog maar aan het begin of eind van de dag. Een kwestie van trial en error. In een volgend blog zal ik dieper ingaan op succesverhalen en mislukkingen.

Succesverhaal

We schrijven regelmatig voor ons eigen blog, maar dat is altijd lastig in te plannen. Een halve ochtend schrijven per maand moet genoeg zijn om een constante stroom van artikelen te bereiken, zou je zeggen. Maar de ingeplande ochtend komt altijd te vervallen als een klant (hogere prio) dan wil afspreken. En het blijkt dat schrijven ook een opstarttijd nodig heeft, zeker als schrijven niet je beroep is: waar wilde ik ook weer over schrijven? Wat is de ideale opbouw van het artikel? Welke zoekwoorden moet ik verwerken voor de maximale vindbaarheid? Wie kan mijn artikel nalezen? Wanneer is de feedback klaar? En kan ik hem dan in het CMS zetten? En heeft Elias dan tijd voor de SEO details?

Daarom hebben we een mini-blog-schrijf-sprint georganiseerd. Met Caroline, Cees-Willem en Elias hebben we twee dagen geblokt in onze agenda’s. Ter voorbereiding hebben we een korte brainstorm gehouden (backlogmeeting) om te bedenken welke artikelen we willen schrijven. Elias heeft voor de lijst van onderwerpen een zoekwoordenonderzoek gedaan en verwerkt tot een schrijflijst per artikel. En toen hebben we met z’n vieren twee dagen dedicated geschreven. Iets minder bereikbaar voor collega’s en klanten, maar wel aan het einde van de twee dagen genoeg artikelen om het komende jaar elke maand minimaal één artikel te publiceren. En ik durf te wedden dat de artikelen van een hogere kwaliteit zijn en de totale bestede tijd lager dan als we het zouden uitspreiden over het jaar. Wat ons betreft een eerste succes.

Kom jij ook bij ons werken? We zoeken nog nieuwe collega's.

Geschreven door Jeroen Guldemond

Directeur / eigenaar

Blijf up-to-date en ontvang updates in je mailbox

Lees ook deze interessante blogs

De kracht van Kaizen en waarom de invoering ervan soms moeilijk is

Wij vinden kwaliteit belangrijk. Het is leuker om een kwaliteitsproduct te maken dan een wegwerpartikel of een product dat steeds stukgaat. Wij geloven erin dat je kwaliteit brengt door continu kleine stappen voorwaarts te maken, door Kaizen te werken. In een eerder artikel heb ik uitgelegd wat de Kaizen-aanpak inhoudt. In dit blogartikel wil ik vooral inzoomen op de kracht van Kaizen en waarom het soms zo verdomde moeilijk toe te passen is.

Kaizen - Continuous Improvement

Elke dag een klein beetje verbeteren. Zou dat niet fantastisch zijn? Bij Insyde zijn wij aanhanger van de Kaizen-methode. Nog nooit van gehoord? Geeft niet. In deze blogserie gaan we dieper in op Kaizen. In deze eerste blog leg ik uit wat Kaizen is, wat de doelstellingen zijn en de twee grootste uitdagingen bij het invoeren ervan. En uiteraard stip ik ook nog kort aan hoe wij Kaizen bij Insyde toepassen. In de komende blogs komt onder meer de kracht van Kaizen en hoe wij het...

Drop-down-navigatiemenu’s: waarom niet?

Met enige regelmaat krijgen wij de vraag of we een drop-down-menu kunnen implementeren als basisnavigatie voor een website. Een drop-down-menu – ook wel bekend als pull-down-menu – is een lijst van subpagina’s onder de items van een hoofdmenu. Deze klapt zich direct uit onder het hoofditem. In de afgelopen decennia is het een gangbare manier geworden om veel pagina’s te groeperen op een website. Deze vorm van navigatie wordt echter steeds minder populair – en...

Kom je werken en jezelf ontwikkelen bij Insyde?