Kaizen - Continuous Improvement deel IKaizen - Continuous Improvement I

Elke dag een klein beetje verbeteren. Zou dat niet fantastisch zijn? Bij Insyde zijn wij aanhanger van de Kaizen-methode. Nog nooit van gehoord? Geeft niet. In deze blogserie gaan we dieper in op Kaizen. In deze eerste blog leg ik uit wat Kaizen is, wat de doelstellingen zijn en de twee grootste uitdagingen bij het invoeren ervan. En uiteraard stip ik ook nog kort aan hoe wij Kaizen bij Insyde toepassen. In de komende blogs komt onder meer de kracht van Kaizen en hoe wij het toepassen bij de customer support van ons eigen product Easy LMS aan de orde. 

Oh ja, verwacht in deze blogreeks geen totaalbeeld van Kaizen. Daarvoor verwijs ik je graag naar deze link en deze link.

Wat is Kaizen?

Kaizen dus. Bij ons ook wel Kei Zen, Jonguh! Kaizen is een Japanse productiviteitsmethode en letterlijk vertaald betekent het “verandering ten goede”. Een andere betekenis is “uit elkaar halen en opnieuw in elkaar zetten op een betere manier”. Het kan hier gaan over een product, proces of dienst.

In de wereld van software en webdevelopment is er altijd ruimte voor verbetering. Regelmatig duiken er nieuwe design pattterns op. Ontwikkelaars maken nieuwe frameworks beschikbaar. Nieuwe technieken en ontwikkelmethodes zijn aan de orde van de dag. Ook zijn er nog altijd oude stukken code die verbeterd of vervangen moeten worden. Hoe ga je daarmee om? Hoe zorg je ervoor dat je product niet verouderd raakt? En wanneer heb je eindelijk eens tijd om die kwaliteitsverbetering door te voeren? Als je het in de agenda zet, kom je er vaak niet aan toe. Vaak omdat een urgente vraag van een klant prioriteit krijgt. Of je hebt zoveel opties om te verbeteren dat je niet kunt kiezen.

In de praktijk blijkt dan ook dat grote kwaliteitsverbeteringsprojecten vaak verloren raken, stilvallen. Een ander probleem is dat het ook weerstand oproept, zeker als het van bovenaf wordt opgelegd. Een kwaliteitsverbeterings- of efficiencyverbeteringstraject staat voor veel mensen gelijk aan meer doen met minder mensen. Oftwel: een ontslagronde. Een schrikbeeld voor velen, met als gevolg dat de kont tegen de krib. En dat is juist niet het doel van Kaizen. Maar wat dan wel?   

Doelstellingen van Kaizen

Kaizen richt zich – net als Agile en op het elimineren van (tijds)verspillingen, zodat het werk leuker en lichter wordt. Eén van de methodes daarvoor is het streven naar standaardisatie in de productie. Denk bijvoorbeeld aan best-practices,  code generation voor het sneller ontwikkelen en coding conventions waar alle developers zich aan moeten houden. Maar het belangrijkste aspect is continue verbetering. Elke dag een stapje beter. Bij elkaar opgeteld brengen die stappen je heel ver. Uiteindelijk loop je de marathon ook stap voor stap. En dit doe je altijd met alle lagen van de organisatie. Van de junior developer tot aan de CEO. Met respect voor de mens. Het werk moet uiteindelijk leuker worden, omdat je minder zinloze dingen doet die geen waarde toevoegen. Want zinvol en uitdagend werk maakt een mens gelukkiger.

De 1e uitdaging van Kaizen

De grootste uitdaging van Kaizen (continu verbeteren) ligt in het onderdeel continu. Het is een enorme uitdaging om je continu bewust te zijn welke processen en onderdelen van je werk nu wel waarde toevoegen en welke niet. De mens is een gewoontedier. En om te veranderen moet je je gewoontes loslaten. Daarvoor moet je je steeds afvragen: kan dit sneller of slimmer. Moet ik dit wel echt doen. En dan de discipline opbrengen om wat extra tijd te investeren om die slimmere of snellere oplossing uit te zoeken. Terwijl die dus eerst meer tijd kost.

Een (reken)voorbeeld

Om een klein voorbeeld te noemen: het aanleren van sneltoetsen in plaats van het gebruik van de muis. Stel, je wilt het Word-bestand “Kaizen.doc” openen dat je aan het schrijven bent voor dit weblog. Met de muis open je dan Windows verkenner. Dan klik je via de folders tot waar het bestand staat, scrolt door de lijst van bestanden tot je het bestand hebt gevonden dat je wilt openen. Afhankelijk van je type baan doe je dit toch al snel 10 keer op een dag. En al die keren kun je tijdens het bladeren afgeleid worden. Je blik dwaalt langs de lijst van mappen en bestanden. Het kost je misschien 15 seconden. Maar 10 keer op een dag is al bijna een minuut plus de kosten van afleiding. Je kunt ook het volgende doen:

  1. Windows-toets + e
  2. CTRL+l,
  3. C:\, ins (vult aan naar insyde, \web (vult aan naar weblog), enter
  4. Tab, k (selecteert het eerste document met de letter k, enter
  5. Bestand wordt geopend.

Of heb je een rapportage in Excel die je elke dag moet aanvullen met nieuwe data? Pin deze dan vast in de veelgebruikte documenten en doe het volgende:

  1. Windows-toets (opent startmenu)
  2. Excel (start met zoeken naar Excel), enter (Excel wordt geopend
  3. ALT+b (gaat naar het tabblad bestand),
  4. R (selecteert de recente bestanden),
  5. 1 (selecteert het eerste vastgepinde bestand), enter.
  6. Bestand wordt geopend.

De methoden met de sneltoetsen kosten je in het begin tijd om uit te zoeken en dan om ze in de vingers te krijgen. Maar daarna besparen je ze elke keer als je een bestand opent zeker 10 seconden. Ik hoor je denken: “10 seconden. Wat een gedoe voor 10 seconden winst?”.

Een kleine rekensom. Stel, dat je 6 keer per dag een bestand opent, dan kost je dat 1 minuut per dag. In 2017 zijn er 260 werkbare dagen. Dat is bijna 4,5 uur per jaar. Als je 10 jaar werkt, kun je een hele week extra vakantie nemen  en toch evenveel doen. ;-) Of je zet die tijdswinst in voor de volgende tijdswinst. Want daar wordt het interessant. Kaizen is continu. Bovendien bouw je voort op deze nieuwe vaardigheid. Bestand hernoemen? Muispakken, dubbelklikken, typen. Of F2 typen, enter. Van venster wisselen? ALT+TAB. Bestand afsluiten? CTRL+s, CTRL+W.  Programma afsluiten? ALT+F4. Nieuw tabblad openen in je browser? ALT+TAB. En ga zo maar door.

Daarnaast is het belangrijkste punt van het voorbeeld dat je klein kunt beginnen met Kaizen en dan kunt uitbouwen. Er zijn vast grotere winstpunten te halen binnen je werk of bedrijf. Ook bij Insyde hebben we grotere verbeteringen doorgevoerd. In een volgend artikel ga ik hier dieper op in. 

De 2e uitdaging van Kaizen

Een 2e uitdaging is om iedereen mee te krijgen in de continue verandering. Het is een bedrijfsbrede aanpak. Als niet iedereen meedoet, dan blijft het alleen bij de kleine continue verbeteringen en missen we de grotere stappen die je kunt maken: de Kaizen Events.

De verschillende methodes en principes binnen Kaizen die wij gebruiken

Kaizen kent een breed scala aan methodes en processen om tot verbeteringen te komen. Grote en kleine processen. Kaizen bij Insyde is gebaseerd op de volgende delen:

  1. Kleine continue verbeteringen
  2. Root cause analyse: 5 keer vragen waarom
  3. Kaizen event met multi-disciplinair team
  4. Transformatieprojecten geleid door het management
  5. Meten is weten
  6. Kaizen is de verantwoordelijkheid van iedereen

Kleine continue verbeteringen

Zoals hierboven al beschreven moet je elke dag continu zoeken naar en werken aan verbeteringen. Hoe klein ze ook lijken. Dit is de moeilijkste stap. Maar wel de stap waar je het snelste mee kunt beginnen. Hiervoor heb je geen akkoord van je management nodig. Dit kan iedereen doen.

Root cause analyse: 5 keer vragen waarom

Bij Kaizen willen we geen pleisters plakken. We willen de bron van het probleem aanpakken, dan hoef je het maar een keer op te lossen. De bron van het probleem kun je vinden door minimaal 5 keer te vragen waarom. Bijvoorbeeld: De pagina met producten van klant X is te langzaam. Waarom (1)? Omdat de query die alle producten ophaalt langzaam is. Waarom (2)? Omdat ik die niet kan optimaliseren omdat ik functie xyz niet kan gebruiken. Waarom (3)? Omdat onze server nog op php5.6 draait en niet op php7. Waarom (4)? Omdat er nog klanten op die server staan die geen kwartaalupdate krijgen. Waarom (5)? Omdat die klanten onze upgrade te duur vinden. Waarom (6)? Omdat ze eigenlijk een heel eenvoudige website hebben en onze kwartaalupdates zijn ingericht op complexe websites.

Nu zijn er meerdere oplossingen op verschillende niveaus om dit probleem op te lossen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een nieuwe server bestellen die op php7 draait waar deze en nieuwe websites op worden geplaatst en we kunnen de Webmagiër upgraden naar php7. Dit hebben we ondertussen in werking gezet :-) 

Een andere oplossing is om klanten met een simpele website een logischere prijs te vragen voor de kwartaalupdate. Dit hebben we ook gedaan. En we gaan de klanten die geen kwartaalupdate willen groeperen op 1 server die nog op php5.6 draait.

Kaizen event met multi-disciplinair team

Soms heb je voor een oplossing meerdere disciplines nodig. Denk aan een developer, front-end developer en iemand van management. Zet deze mensen bij elkaar en laat hen doelgericht de root cause analyse doorlopen om tot de opties te komen. Dan de keuze maken wat de verbetering is en deze zo snel mogelijk doorvoeren. In Kaizen-termen wil je dit eigenlijk direct op het moment doen dat het probleem gesignaleerd wordt. In de praktijk is dat nog wel moeilijk, maar we werken er wel aan om dat zo vaak mogelijk te doen. Hierbij is de uitdaging om te durven kiezen.

Bij Toyota mocht iedereen de lopende band stil zetten als er een defect gesignaleerd werd. Bijvoorbeeld de man die het wiel op de auto aanbrengt ziet een scheur aan de binnenkant van de wielkast. De wielkast is niet zijn verantwoordelijkheid, maar Kaizen wel. Dus hij stopt de lopende band om vervolgens alle mensen die nodig zijn om de bron van het probleem op te lossen bij elkaar te roepen en het probleem te fiksen. Het idee hierachter is dat 10.000 auto’s terugroepen om de wielkast te laten vervangen altijd duurder is dan de oorzaak van het probleem op te lossen.

Een ander teameffort dat wij regelmatig doen is de retrospective aan het einde van een sprint. We spreken wat er goed ging in het project, wat er beter kan en wat we nooit meer willen dat er gebeurt. Iedereen uit het team mag hier alles zeggen. Daarna kiezen we er een aantal die we bewust aanpakken in de volgende sprint. Elke sprint weer. Continu. Profit.

Transformatieprojecten geleid door het MT

Deze projecten kunnen de grootste impact hebben. Zowel positief als negatief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het invoeren van Scrum als nieuwe ontwikkelmethode. Alles moet dan op zijn kop. De planning, de manier van offertes schrijven, de sales naar klanten, de indeling van het kantoor, de indeling van de teams, de manier van samenwerken.

Zowel de upsyde als de downside van deze veranderingen kan enorm zijn. Bij Insyde betrekken we altijd onze collega’s hierbij, en daar wordt dit soort projecten altijd beter van. 2 weten immers meer dan 1.

Meten is weten

Om een goede uitspraak te kunnen doen of de verandering goed is, moet je eigenlijk eerst iets meetbaar maken voordat je het verbetert. Dan kun je na de aanpassing zeggen of het minder tijd kost. Soms maken we inderdaad iets meetbaar, maar vaak is het een onderbuikgevoel die zegt dat iets sneller of beter kan. En dat de oplossing dan ook daadwerkelijk sneller en beter is. We kwantificeren dat niet altijd.

Kaizen is de verantwoordelijkheid van iedereen

Om Kaizen goed te laten werken is iedereen binnen het bedrijf verantwoordelijk dat er tijd en aandacht aan wordt besteed.

Kaizen bij Insyde

Bij Insyde vinden wij het belangrijk dat iedereen aan de slag kan met Kaizen. Steeds als iemand iets vindt in zijn eigen proces dan mag hij dat verbeteren. Of een van de collega’s een verbetering vindt in het proces hoe we websites ontwikkelen definiëren we een zo concreet mogelijke eerste stap die we kunnen uitvoeren. In een volgend artikel zal ik verder op in gaan hoe wij dit concreet doen en nog meer voorbeelden aandragen.

Ben jij inmiddels al overtuigd van Kaizen? We zoeken nog nieuwe collega's.

Geschreven door Jeroen Guldemond

Directeur / eigenaar

Blijf up-to-date en ontvang updates in je mailbox

Lees ook deze interessante blogs

De kracht van Kaizen en waarom de invoering ervan soms moeilijk is

Wij vinden kwaliteit belangrijk. Het is leuker om een kwaliteitsproduct te maken dan een wegwerpartikel of een product dat steeds stukgaat. Wij geloven erin dat je kwaliteit brengt door continu kleine stappen voorwaarts te maken, door Kaizen te werken. In een eerder artikel heb ik uitgelegd wat de Kaizen-aanpak inhoudt. In dit blogartikel wil ik vooral inzoomen op de kracht van Kaizen en waarom het soms zo verdomde moeilijk toe te passen is.

Flow, Diepe concentratie, Groei en Afleiding

Je bent vandaag extra vroeg op kantoor, omdat je nog een uitdagende klus moet afronden. Je start je computer op, pakt een kop koffie en checkt nog snel even je e-mail. Er is een mail van je baas en nog twee vragen van klanten. Die beantwoord je eerst even. De vraag van je baas parkeer je voor later. Eerst die klus afronden. Ben je net lekker bezig, komt één van je collega’s op kantoor, je wenst hem goedemorgen. Ook je andere collega’s druppelen binnen. Goedemorgen....

Drop-down-navigatiemenu’s: waarom niet?

Met enige regelmaat krijgen wij de vraag of we een drop-down-menu kunnen implementeren als basisnavigatie voor een website. Een drop-down-menu – ook wel bekend als pull-down-menu – is een lijst van subpagina’s onder de items van een hoofdmenu. Deze klapt zich direct uit onder het hoofditem. In de afgelopen decennia is het een gangbare manier geworden om veel pagina’s te groeperen op een website. Deze vorm van navigatie wordt echter steeds minder populair – en...